SOP

Standar Operasional Prosedur (SOP) Pelayanan Publik BPTP Kalimantan Bangka Belitung

1. LAYANAN INFORMASI DAN KONSULTASI INOVASI PERTANIAN

  1. Pemohon datang langsung/melalui surat / melalui e-mail/ media sosial (FB/Twitter/Whatsapp)/website (babel.litbang.pertanian.go.id) kemudian mengajukan permohonan tertulis untuk mendapatkan pelayanan informasi/konsultasi;
  2. Petugas layanan (front office/admin medsos) menerima, mencatat dalam buku permohonan pelayanan dan menyampaikan permohonan kepada Kepala BPTP Bangka Belitung atau yang mewakili.
  3. Kepala BPTP Bangka Belitung atau yang mewakili mendisposisi permohonan tersebut kepada Kasi KSPP dan kepada pelaksana layanan
  4. Petugas layanan menyampaikan surat disposisi permintaan data dan memo kepada bagian yang ditunjuk/pelaksana layanan.
  5. Kasi KSPP memfasilitasi kegiatan pelayanan konsultasi inovasi teknologi pertanian sesuai permohonan berkoordinasi dengan pelaksana layanan.
  6. Pelaksana Layanan (peneliti/perekayasa/ penyuluh pertanian/teknisi litkayasa, pustakawan) melakukan pelayanan konsultasi inovasi teknologi pertanian sesuai permohonan.
  7. Apabila data/informasi belum tersedia/dimiliki, maka petugas layanan informasi memberikan keterangan bahwa informasi belum tersedia/dimiliki
  8. Untuk data/informasi yang dikecualikan, maka Kasi KSPP menerbitkan surat keputusan tentang penolakan permohonan.
  9. Apabila data/informasi tersedia, maka petugas layanan informasi memantau penyiapan data/informasi proses layanan sesuai dengan disposisi yang telah diajukan
  10. Petugas layanan menerima data/informasi yang telah dipersiapkan oleh bagian tertentu
  11. Pemohon data/informasi mengambil data/informasi yang telah disiapkan oleh petugas layanan informasi.
  12. Seluruh hasil informasi dan konsultasi disusun sebagai laporan kepada Kasi KSPP.

2. LAYANAN PENYEDIAAN BENIH UPBS

2.a. Prosedur Pelayanan Penyaluran Benih UPBS Untuk KOMERSIL

alur layanan 2a

  1. Pengguna/pelanggan dapat mengakses data stok benih melalui website BPTP Bangka Belitung,  dan melakukan pemesanan dengan cara datang langsung, mengirimkan surat/email atau melalui telepon ke BPTP Bangka Belitung;
  2. Surat/informasi tentang pemesanan benih disampaikan oleh petugas ke penanggung jawab kegiatan (Wakil Manager) kemudian diteruskan ke Manager Distribusi dan Pemasaran.
  3. Manager Distribusi dan Pemasaran melakukan pengecekan, dan berkoordinasi dengan Manager  Prosesing dan Penyimpanan untuk melakukan penyiapan benih. Selanjutnya, Manager Distribusi dan Pemasaran memberi informasi ke Manager Administrasi dan Keuangan;
  4. Manager Distribusi dan Pemasaran membuatkan tanda terima benih untuk pengguna/pelanggan. Tanda terima diberikan ke pengguna/pelanggan. Manager Distribusi dan Pemasaran menerima tanda terima kembali dan tanda terima benih diserahkan ke Manager Administrasi dan Keuangan. Selanjutnya Manager Distribusi dan Pemasaran dibantu petugas gudang menyerahkan benih ke pengguna/pelanggan;
  5. Tanda terima benih diarsipkan ke bagian administrasi dan keuangan, bagian distribusi dan pemasaran bagian dan bagian prosesing dan penyimpanan;
  6. Manager Administrasi dan Keuangan memberikan laporan penjualan kepada penanggung jawab kegiatan yang selanjutnya dilaporkan ke kepala BPTP Bangka Belitung.

2.a. Prosedur Pelayanan Penyaluran Benih UPBS Untuk BANTUAN

3. LAYANAN LABORATORIUM PENGUJI TANAH

  1. Pemohon dapat mengajukan permohonan pelayanan dengan cara datang langsung, mengirimkan surat, email, pesan melalui website/media sosial atau melalui telepon ke BPTP Bangka Belitung. Sedangkan contoh uji bisa diantar langsung maupun dikirim melalui jasa pengiriman ke BPTP Bangka Belitung.
  2. Petugas layanan memberikan informasi dengan jelas tentang ruang lingkup, metode, biaya dan lamanya waktu pengujian kepada pelanggan. Petugas layanan selanjutnya menerima, mencatat dalam buku permohonan pelayanan dan menyampaikan permohonan kepada Kepala BPTP Bangka Belitung atau yang mewakili.
  3. Kepala BPTP Bangka Belitung/mewakili mendisposisi permohonan kepada Manager Administrasi untuk menindak lanjuti permohonan. Manajer Administrasi selanjutnya mendisposisi permintaan layanan ke bagian penerimaan contoh di Laboratorium Penguji.
  4. Petugas penerima contoh berkoordinasi dengan Manajer Teknik atau Wakil Manajer Teknik untuk melakukan kaji ulang permintaan untuk menyepakati parameter yang diuji, metode yang digunakan dan jangka waktu pelaksanaan pengujian sebelum meregister contoh dengan mengisi Form Register Contoh.
  5. Pembayaran jasa biaya pengujian dilaksanakan 2 (dua) tahap, tahap I uang muka 30 % dari total invoce biaya pengujian dan tahap II sisanya diabayar saat pengambilan Laporan Hasil Uji (LHU).
  6. Laboratorium dapat memberi akses bagi pelanggan yang mengajukan permohonan resmi ke Kepala BPTP Bangka Belitung untuk dapat menyaksikan pengujian dengan persetujuan dari Manajer Puncak atau Manajer Teknik atau Wakil Manajer Teknik.
  7. Bersamaan dengan pengambilan LHU pelanggan dapat mengisi formulir yang disediakan oleh Laboratorium Pengujian pada form Survey Kepuasan Pelanggan yang telah disiapkan dengan maksud untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan,untuk peningkatan kepuasan pelanggan.
  8. Sisa contoh akan disimpan sebagai contoh arsip untuk pengujian ulang jika ada komplain dari Pengguna Jasa dan akan disimpan selama 5 bulan.
  9. Jika tidak ada komplain hasil Pengujian dalam jangka waktu 5 bulan tersebut, ditutup komplain dan arsip contoh dimusnahkan yang didokumentasikan dengan Berita Acara Pemusnahan Contoh kadaluwarsa.

4. LAYANAN PERPUSTAKAAN

  1. Pengguna  jasa  mengisi buku tamu dan maksud permintaan bahan pustaka untuk tujuan baca/pinjam/unduh;
  2. Petugas melakukan penelusuran bahan pustaka/unduh yang dibutuhkan  secara on-line atau Pemustaka melakukan penelusuran sendiri dan selanjutnya mengikuti instruksi kerja yang disediakan;
  3. Petugas membantu melakukan penelusuran bahan pustaka tercetak dan memberikan bahan pustaka tercetak yang dibutuhkan oleh pemustaka atau pemustaka melakukan penelusuran sendiri;
  4. Pemustaka mengembalikan bahan yang dipinjamkan dengan menempatkan di meja baca;
  5. Petugas menyusun kembali koleksi bahan pustaka yang telah digunakan oleh pemustaka ke tempat semula;
  6. Apabila pemustaka akan meminjam bahan pustaka maka harus mengikuti instruksi kerja peminjaman yang disediakan.

5. LAYANAN MAGANG/PELATIHAN/PKL SISWA ATAU MAHASISWA

  1. Pengguna jasa mengajukan permohonan tertulis berupa surat permohonan kerja magang siswa/mahasiswa yang dilengkapi dengan proposal magang dan melampirkan profil siswa/mahasiswa yang akan diajukan untuk program magang/pelatihan/PKL
  2. Petugas layanan menerima, mencatat dan menyampaikan surat permohonan beserta proposal magang siswa/mahasiswa kepada kepala BPTP Bangka Belitung.
  3. Kepala BPTP Bangka Belitung mendisposisikan surat permohonan, proposal pengajuan magang siswa/mahasiswa kepada Kasi KSPP untuk dapat menindaklanjuti.
  4. Kasi KSPP bersama Tim Capacity Building menyeleksi kompetensi peserta magang berdasarkan profil yang diajukan, selanjutnya mempersiapkan surat balasan peserta magang yang diterima dan mengirimkannya.
  5. Peserta magang yang sudah dinyatakan diterima wajib mengikuti  pertemuan teknis di BPTP Bangka Belitung dengan membawa surat keterangan sehat, mengisi form  isian magang dan menandatangani kontrak kerja magang.
  6. Peserta magang melaksanakan kegiatan magang sesuai dengan proposal yang diajukan
  7. Peserta magang membuat laporan hasil pelaksanaan magang dan melaksanakan seminar hasil magang di lingkup BPTP  Bangka Belitung serta menerima sertifikat magang.
  8. BPTP Bangka Belitung menyampaikan Kuisioner IKM untuk diisi oleh pengguna jasa magang dan hasilnya disampaikan kepada kepala BPTP melalui Kasie KSPP sebagai bahan evaluasi pelaksanaan kegiatan magang angkatan berikutnya.